Umowa na prowadzenie social mediów: o czym ustalić przed podpisaniem

Czego ten wpis nie robi

Nie dobieramy rodzaju umowy i nie oceniamy, jak przepisy zastosują się do Twojej sytuacji. To zadanie dla prawnika, a rozliczenia podatkowe zostają po stronie księgowej. Tu znajdziesz listę pytań, na które umowa ma odpowiadać, żeby żadna ze stron nie musiała zgadywać. Gdzie zaczyna się prawo, podajemy przepis i odsyłamy do prawnika.

1. Kto jest stroną i co dokładnie wchodzi w zakres

Zacznij od danych stron: kto podpisuje po stronie zlecającej i kto po stronie wykonawcy, osoba prywatna czy firma. Potem zakres, zapisany liczbami, bo zapis „regularne publikowanie” każdy rozumie inaczej. Ile postów, rolek i relacji w miesiącu, na których platformach, czy w zakresie jest moderacja komentarzy i wiadomości oraz czy wykonawca przygotowuje raport i jak często.

2. Dostęp do kont na Facebooku i Instagramie

Meta opisuje własny sposób na współpracę z agencją. Jeśli masz pełną kontrolę nad portfolio firmowym, możesz udostępnić partnerowi, na przykład agencji, zasoby takie jak strony, konta na Instagramie i konta reklamowe. Dostęp przyznajesz w Meta Business Suite, wpisując identyfikator portfolio firmowego partnera, a Meta zaleca przy tym włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla swojego portfolio.

Dwie rzeczy z pomocy Meta warto przenieść do umowy. Pierwsza: poziom dostępu. Partner może dostać pełną kontrolę nad zasobem albo częściowy dostęp, na przykład do tworzenia treści, zarządzania reklamami i odpowiadania na wiadomości. Druga: własność. Partner z pełną kontrolą nie może udostępnić zasobu innej firmie, może to zrobić tylko organizacja, która jest jego właścicielem. Zapisz więc, na czyim portfolio działają konta i jaki poziom dostępu dostaje wykonawca. Meta opisuje też, jak zmienić uprawnienia partnera albo usunąć go z portfolio, co przyda się przy zakończeniu współpracy.

3. Prawa do treści

Zdjęcia, teksty, grafiki i nagrania z Twojego profilu mogą być utworami w rozumieniu prawa autorskiego. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych mówi dwie rzeczy, które dotyczą umowy: umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53), a umowa o przeniesienie praw lub licencja obejmują pola eksploatacji wyraźnie w nich wymienione (art. 41 ust. 2).

Czy w Twojej współpracy dochodzi do przeniesienia praw, czy tylko do licencji, i jakie pola eksploatacji wpisać, to pytania do prawnika. Do rozmowy z nim zbierz własne odpowiedzi: kto ma dalej używać materiałów po zakończeniu współpracy, czy wolno je wykorzystać poza social mediami (strona, druk, reklama) i co z materiałami, które dostarczyłeś(-aś) sam(-a). Zapytaj też, czy w treściach są elementy osób trzecich, na przykład muzyka albo zdjęcia z banków, i na jakiej licencji.

4. Dane osobowe

Jeśli wykonawca ma dostęp do wiadomości i komentarzy od Twoich klientów, może przetwarzać ich dane osobowe w Twoim imieniu. RODO mówi w art. 28, że przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, który określa między innymi przedmiot i czas trwania przetwarzania, jego charakter i cel oraz rodzaj danych osobowych. Czy to Twój przypadek i jak to zapisać, oceni prawnik albo osoba odpowiedzialna za ochronę danych w Twojej firmie.

5. Budżet reklamowy i wynagrodzenie

Oddziel w umowie wynagrodzenie za prowadzenie profili od budżetu, który płacisz platformie za wyświetlanie reklam. Zapisz, kto zakłada konto reklamowe, na kogo ono jest i kto zatwierdza wydatki. To nie jest drobiazg księgowy: według pomocy Meta zakup reklam może podlegać opodatkowaniu zależnie od kraju, w którym znajduje się adres właściciela konta reklamowego. Szczegóły opisaliśmy we wpisie o VAT i potwierdzeniu płatności od Meta, a rozstrzygnięcia zostawiamy księgowej.

6. Akceptacja treści i raportowanie

Ustal, kto zatwierdza posty przed publikacją, w jakim terminie i co się dzieje, gdy odpowiedź nie przyjdzie. Bez tego zapisu publikacje stoją albo wychodzą bez Twojej wiedzy. Ustal także, jakie liczby wchodzą do raportu i kiedy go dostajesz, żeby po miesiącu wiedzieć, co dostałeś(-aś) za pieniądze.

7. Wyniki bez gwarancji

O tym, kto zobaczy reklamę, rozstrzyga aukcja reklamowa. Meta wyjaśnia, że przy każdej możliwości pokazania reklamy odbywa się aukcja, a reklamy o wyższej trafności mogą wygrać aukcję przy niższych kosztach. Dlatego zapis o gwarantowanej liczbie obserwujących, zapytań czy wyświetleń warto dopytać: na jakiej podstawie ktoś obiecuje wynik, na który nie ma pełnego wpływu. Rzetelniejszy zapis opisuje, co wykonawca robi i co mierzy, a nie jaki wynik zagwarantuje. O statusach reklam i fazie uczenia się piszemy we wpisie o reklamie, która się nie wyświetla.

8. Okres i zakończenie współpracy

Zapisz, na jaki czas jest umowa, czy jest okres próbny, jak i w jakim terminie można ją wypowiedzieć oraz jak rozlicza się ostatni miesiąc. Do zakończenia dopisz listę rzeczy do przekazania: dostępy do kont (z usunięciem partnera po stronie Meta), pliki źródłowe grafik i nagrań, dostępy do narzędzi zewnętrznych oraz miejsce, w którym leżą harmonogram i raporty. Na jak długo zawrzeć umowę i jaki okres wypowiedzenia ustalić, to decyzja stron, a zgodność zapisów z przepisami sprawdza prawnik.

Najczęstsze pytania

Czy umowa na prowadzenie social mediów musi być na piśmie?

Przepis, który tu cytujemy, dotyczy przeniesienia autorskich praw majątkowych: wymaga ono formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim). Co z tego wynika dla Twojej umowy, powie prawnik. Niezależnie od przepisu zapis na piśmie chroni obie strony, bo zakres i dostępy są wtedy opisane.

Czy jest wzór umowy do pobrania?

Na tej stronie nie ma wzoru. Gotowy wzór nie zna Twoich kont, zakresu ani sposobu rozliczenia, a przy prawach do treści i danych osobowych liczą się szczegóły. Użyj listy powyżej jako zestawu pytań do prawnika.

Czy agencja potrzebuje mojego hasła do Facebooka i Instagrama?

Meta opisuje przyznawanie dostępu partnerowi przez identyfikator portfolio firmowego partnera w Meta Business Suite, a artykuł nie wspomina o przekazywaniu hasła. Jak dokładnie ustawić dostęp w Twoim przypadku, sprawdź w aktualnej pomocy Meta.